Ведение документационного производства на предприятии

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам. Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами.

Еремченко 31 декабря года.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации, предприятия. Документационное обеспечение управления делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам. Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник.

Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами.

Делопроизводство в современном виде родилось в России в г. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам.

Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства.

Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документооборота на предприятии , а так же документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.

Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений.

Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота.

В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства и документооборота. Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Документационное обеспечение управления ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Cистематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Деловая процедура - последовательность определенных операций работ, заданий, процедур , совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями. У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД.

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач создание, технология обработки и систематизация документов.

Этого, исходя из наших определений, не может быть в принципе, т. Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни.

Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:. В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 создание счета , 4 передача счета , 7 создание счета-фактуры и накладной и 9 передача счета-фактуры и накладной. Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры. Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами.

В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

Основные компьютерные программы для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории не включая средства создания документов и складов данных :. Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino.

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса.

Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают.

Впрочем, и обратные примеры совсем не редки. На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур. Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:. На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для повышения спроса на программы в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления делопроизводства , а, во-вторых - совершенствования и автоматизации деловых процедур. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние лет. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета. Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест АРМ : секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя.

Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Как уже отмечалось выше, один из самых важных факторов успешного развития предприятия - его качественное управление.

Следствием этого неизменно будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. Если постараться выявить основные функциональные части компоненты в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Программа автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на программу ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и программу автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи. Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:. Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии.

В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого т.

Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов. Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы компьютеров , в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения 25 и более компьютеров. Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства. С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса.

Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин. Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения.

К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Заказать демонстрацию. Особенности национального делопроизводства Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Для многих эти два понятия синонимичны. По нашему мнению, их нужно различать. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Что такое электронный архив?

Глава 3. Организация делопроизводства на производственном участке

.

Ваш IP-адрес заблокирован.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Федосья

    Вас обокрали-заплатите налог за кражу!

  2. Юрий

    Чиновник,ворует и вымогает взятки не потому-что зарплата маленькая,а потому-что он может это делать и не чувствует неотвратимость сурового наказания.А вообще говоря,это тоже не поможет побороть коррупцию,коррупцию можно побороть только в социализме.

  3. louicowoodlo

    Идиотизм, дело не в собаках а в людях. Питбули а единственная бойцовая порода к людям лояльны изначально. Это определяется правилами боев. Собака не должна быть опасна для судьи в яме. Яма это огороженное место где бьются собаки. Далее агрессия к людям мешает развитию бойцовых качеств собаки и отвлекает ее.

  4. subnighfeme

    Тарас только меня интирисует актуальный вопрос ты сразу выпускаешь видео по этому вопросу спасибо большое

  5. Никодим

    Адвокат это тот же гад, только одетый в гражданское платье. Запомните раз и на всю жизнь.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных